Aufträge im Griff

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Es ist ganz einfach - eigentlich: Der Kunde bestellt bei einem (Tier-1-) Lieferanten Waren, die er allerdings nicht alleine fertigstellen will oder kann. Er beauftragt einen Subunternehmer (Tier-2-Lieferant), der das Produkt vollendet und direkt an den Auftraggeber schickt. Dieser in der Betriebswirtschaft ‚Streckenabwicklung’ genannte Prozess hat es in sich. Denn in der Autoindustrie ist es gang und gäbe, Teile von Zulieferern in großen Mengen zu ordern – also nicht einzeln, sondern kontinuierlich über einen Lieferplan. Zudem wird bei der Bezahlung mit dem sogenannten Gutschriftverfahren gearbeitet. Tier-1-Zulieferer schicken also keine Rechnung an den Auftraggeber, sondern bekommen von ihm eine Gutschriftanzeige, was bedeutet, dass die Autohersteller die Rechnungsprüfung in der Regel an diesen Zulieferer abgeben. Dessen Herausforderung besteht nun darin, hier die Übersicht über gelieferte, in Rechnung gestellte und ausstehende Lieferungen zu behalten.

Lieferpläne über SAP abwickeln

Über ein ‚Scheduling Agreement’ beziehungsweise einen Lieferplan vereinbaren Autohersteller und Zulieferer also Preise und Anzahl der zu liefernden Produkte. Und obwohl sich immer wieder ändert, wann was geliefert werden soll, bleibt der Vertrag in seinem Umfang bestehen. Sind Lieferungen beim Kunden eingetroffen, schlägt sich das in den Fortschrittszahlen wieder. „Die Auslieferung muss beim Zulieferer angelegt, der Warenausgang gebucht und die Fortschrittszahlen hoch gezählt werden“, erläutert Matthias Kaiser, Senior Consultant bei SAP. Die Voraussetzung dafür ist, dass der Subunternehmer dem Zulieferer Updates (Lieferavise) darüber schicken kann, wie viele Teile er schon geliefert hat. Während für Einzelaufträge keine Informationen über ‚Auslieferungen’ im SAP-SD-Modul (für Sales and Distribution) zwingend erforderlich sind, ist das bei Lieferplänen anders. „Sowohl jede einzelne Auslieferung als auch Warenausgänge müssen beim Zulieferer verbucht werden, da sonst nicht mit dem Gutschriftverfahren gearbeitet werden kann“, erläutert Kaiser.

Das Herzstück des Add-ons: Der Monitor schafft Transparenz über die Liefersituation

Das Herzstück des Add-on besteht aus einem Monitor, der die Lieferankündigungen (Lieferavise) des Subunternehmers verarbeitet sowie Lieferungen und Bewegungen von Waren transparent macht. „Der Monitor stellt die Lieferprozesse nach und sorgt dafür, dass sowohl im Materialmanagement- als auch im Sales- and Distribution-Modul Fortschrittszahlen des Zulieferers aktualisiert werden“, erläutert SAP-Berater Kaiser. Das ist notwendig, um Folgeprozesse wie die standardisierte Verarbeitung der Kundenbedarfe (über sogenannte Liefer- und Feindabrufe) sowie das bereits erwähnte Gutschriftverfahren zwischen Subunternehmer und Zulieferer oder zwischen Kunde und Lieferant zu ermöglichen.

Die Bedarfsübergabe differenzieren

Dass dies möglich ist, liegt nach Ansicht von SAP-Berater Kaiser unter anderem „an dem Wissen darüber, wie man es schafft, die Bedarfsübergabe zu steuern und dass Lieferpläne autark von bestehenden Prozessen agieren können“. Angenommen, ein Autokonzern benötigt für mehrere seiner Fahrzeugmodelle die gleichen Bauteile (wie Lenkräder, Felgen oder Rückspiegel) in unterschiedlichen Produktionswerken. Im SAP-Standard würden die Bestellmengen zusammengefasst und die gesamte Anzahl an den Zulieferer gesendet, der sie dann an die einzelnen Kundenwerke verteilen müsste. „Durch viel Tüfteln haben wir die Einstellungen im Standard so variieren können, dass es nun möglich ist, zu differenzieren“, so Kaiser.

Für jedes einzelne Werk eines Kunden gibt es einen SAP-SD-Lieferplan. „Dafür ist es erforderlich, dass der Subunternehmer mitbekommt, dass es in diesem Fall mehrere Lieferpläne gibt“, so Kaiser. Die Bedarfe werden also von den SAP-SD- an die SAP-MM-Lieferpläne weitergereicht, womit klar ist, welche Menge an Bauteilen an welches Endkundenwerk gehen. „Niemand bekommt mehr die komplette Menge der Teile übermittelt und muss zusätzlich darüber informiert werden, wohin einzelne Anteile der Lieferung gehen sollten“, sagt Kaiser.

Über hundert Kunden nutzen heute bereits diese Lösung, primär in der Autoindustrie. Dabei muss die SAP-Zusatzlösung gar nicht auf diese Branche beschränkt bleiben. „Auch viele Unternehmen in der Fertigung könnten von diesem Ansatz profitieren“, ist Kaiser überzeugt.