– Bild: Genius Project

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Der Fokus lag auf dem IT Organisationsteil SAP-Service- und SAP-Demand Management mit weltweit ca. 4.500 Anwendern. Durchschnittliche SAP-Rollout Projekte innerhalb der Schott IT haben eine Laufzeit von ca. 4 ? 6 Monaten. Interne und externe Ressourcen teilen sich diese Aufgabe. In einem Geschäftsjahr werden ca. 6 ? 8 SAP-Rollout Projekte erfolgreich abgeschlossen. Die gesuchte Software sollte aber auch den Anforderungen des Servicemanagements entsprechen, die eine Lösung für das Incident-, Change- und Problemmanagement suchten.

Zunächst wurde eine Anforderungsdokumentation für eine Tool-Lösung für das Demand- und Service-Management der IT-Origanisation in Zusammenarbeit mit BearingPoint erstellt. Die Anforderungsdokumentation umfasste Berechtigungen, Workflows, Datensicherheit, Datenintegrität, Compliance-Anforderungen, Internationalisierung/Sprachen, Schnittstellen, Integration Betrieb und Abbildung der Prozessanforderungen.

Bis dahin erfolgte die gesamte Ressourcensteuerung in MS-Excel. Der Service und Support des laufenden SAP-Betriebes wurde über ein Dienstleistertool abgewickelt. Die IT Organisationsstruktur wurde dann in den folgenden Monaten auf ITIL geändert.

In einem dreimonatigen Auswahlverfahren wurde das Produkt Genius Project aus mehreren Angeboten ausgewählt und in den drei folgenden Monaten implementiert. Ein Grund hierfür war, dass die Anforderungen des Demand- und des Service-Managements in einem System abgedeckt werden konnten.

Außerdem hat das Produkt ein gutes Preis-Leistungsverhältnis und die Basis (Lotus-Notes) war schon vorhanden. Nachdem die Entscheidung für Genius Project gefallen war, benötigte man nur eine dreimonatige Projektlaufzeit, um mit dem Produkt “live” gehen zu können. Hierbei wurde Schott von Genius unterstützt, so dass die entsprechenden Workflows und Systemanpassungen sehr schnell implementiert werden konnten.

Es erfolgte eine manuelle Datenübernahme aus den bestehenden Systemen und eine Schulung der Anwender. Bislang arbeiten 65 Mitarbeiter der Schott IT und diverse externe Ressourcen mit dem Tool. Es herrscht eine sehr hohe Transparenz der jeweiligen Projekte, Incidents, Changes und Ressourcen.

Sämtliche Rückmeldungen der IT erfolgen in Genius Project und werden per Schnittstelle in das SAP gebucht. Das Tool wird weltweit zur Verfügung gestellt. Anwender können per Web-Schnittstelle ihre Incidents direkt im System erfassen. Die Ressourcensteuerung erfolgt zentral.

Ein weiterer Ausbau des Systems mit der Komponente “Portfoliomanagement” und “Simulation” ist geplant.

gp / Quelle: Genius Project