Symbolbild Projektmanagement-Software

Bild: Cerri.com

Das Projektmanagement in einem Unternehmen kann zu einer hochkomplexen Angelegenheit werden und ist ab einer entsprechenden Projektkomplexität ohne den Einsatz einer Software nicht mehr erfolgreich umsetzbar. Mit der Entscheidung für eine PM-Software hat ein Unternehmen den ersten wichtigen Schritt gemeistert. Mit der Software können Projekte endlich einheitlich und strukturiert abgewickelt werden, Ressourcen können tagesaktuell eingeplant werden, Informationen sind für jeden immer und aktuell verfügbar.

Ein Projektmanager kann nur so gut arbeiten, wie es seine Software zulässt. Im optimalen Fall unterstützt die Software nicht nur die oben genannten Punkte, sondern ist zudem frei konfigurierbar und kann die Unternehmensprozesse bestmöglich abbilden, was wiederum ein wichtiges Kriterium in puncto Benutzerakzeptanz darstellt. Damit dieser für das Unternehmen so wichtige Schritt für das Projektteam und seinen Meister nicht zur Stolperfalle wird, gibt Kai Krämer, Software Consultant für Genius Project, ein paar Empfehlungen:

  • Versuchen Sie mit Ihrem Team die “must-haves” und “nice-to-haves” festzulegen. Dies ist wichtig, da eine All-in-On-Lösung nahezu endlose Konfigurationsmöglichkeiten bietet und unbedingt ein Standard festgelegt werden muss
    Nun ist die Führungselite an der Reihe: Legen Sie fest, welche Funktionen der Software in welchen Implementierungsphasen eingeführt werden – dieser Schritt ist unerlässlich, da ein „Requirement Gathering“ sonst zu langen Debatten über Sinn und Unsinn von Funktionen führen kann.
  • Überlegen Sie genau, welche Funktionen zuerst eingeführt werden sollen – lernen Sie erst zu krabbeln, bevor Sie rennen. Zunächst sollten die wichtigsten Funktionen zum Erstellen und Verwalten Ihrer Projekte zuerst in einem Bereich und erst im nächsten Schritt in anderen Unternehmensbereichen eingeführt werden. In einer zweiten Phase werden dann gemeinsam mit Ihrem Consultant Korrekturen vorgenommen, bevor der Funktionsumfang und die Navigation erweitert werden. Das Management sollte erst ganz zum Schluss an der Reihe sein.
  • Teilen Sie Ihrem Team mit, dass die Kommunikation im Team und mit den Kollegen weiterhin wichtig ist. Sie haben sich zwar für den Erwerb einer Projektmanagement-Software entschieden, die Ihnen die Arbeit erleichtern wird, im Umkehrschluss bedeutet dies jedoch auch, dass es Ihnen die Arbeit und Entscheidungen nicht abnimmt.
  • In einem Workshop wird Ihr persönlicher Software-Consultant mit dem Application Manager, einer Fachperson und dem Entscheidungsträger die Einstellungen im Hintergrund vornehmen. Dieser Schritt ist relativ einfach und geht recht schnell vonstatten. Die eigentliche Schwierigkeit steckt wieder in der Vorbereitung: Bestehende Kennzahlen, Kriterien und Tabellen, die im Unternehmen bereits vorhanden sind, stehen bestenfalls lückenlos zur Verfügung, sodass die ersten Tests mit Projektleitern durchgeführt werden können.
  • Zum Schluss ist wieder das Management gefragt. Der Wille und die Unterstützung zur Einführung durch den Kreis der Verantwortlichen sollte vom Management getragen werden. Es ist menschlich an Bestehendem festzuhalten. Kommunizieren Sie den Willen das neue Produkt einzusetzen. Es gibt etliche Application Manager, die eine Software alleine und ohne Rückendeckung konfigurieren und ausrollen. Sie kämpfen auf verlorenem Posten, konfrontiert mit immer neuen Vorgaben, das System an die unterschiedlichen Anforderungen anzupassen. Das kostet unnötig Zeit und die Kosten summieren sich dabei.
  • Bereiten Sie das Requirement Gathering vor. Holen Sie die Entscheider und Beeinflusser mit an den Tisch. Bereiten Sie “Must-Haves” und “Nice-to-Haves” im Funktionsumfang in den Unternehmensbereichen vor. Überlegen Sie sich, wie eine dreistufige Einführung unter Berücksichtigung des Funktionsumfangs aussehen kann.
  • Speichern sie vorhandene Tabellen zu Ihren Projekten so ab, dass im Workshop darauf zugegriffen werden kann und diese verwendet werden können (copy & paste). Schreiben Sie Kennfelder und Kriterien auf. Erstellen Sie eine Liste mit aktuell benutzten Dateien und legen Sie auch diese erreichbar ab.
    Für die anstehenden Workshops ist es in aller Regel nicht nötig, dass ein Entscheider dabei ist, es ist aber hilfreich, wenn sich dieser in Reichweite befindet. Darüber hinaus ist es sehr nützlich, das Projekt und den Roll-Out an die Führungsriege zu kommunizieren, um eine möglichst hohe Akzeptanz zu erreichen.