Elektronisches Fahrtenbuch

Bild: manfredkrammer


Welche Informationen ein Fahrtenbuch zu umfassen hat

Eine Methode zur Ermittlung dieser Privatanteile ist das sogenannte Fahrtenbuch. Dieses muss jedoch einige wichtige Voraussetzungen erfüllen, um vom Finanzamt auch anerkannt werden zu können. Für jede Fahrt muss ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch verschiedene Daten enthalten. Hierzu gehören mindestens Reisezweck, Reiseziel, km-Stand zu Beginn und Ende der Fahrt – ca. Angaben oder ein repräsentativer Zeitraum genügen nicht – Tag der Fahrt sowie Kunden bzw. Geschäftspartner. Während für Fahrten zwischen Arbeitsstätte und Wohnung ein kurzer Verweis genügt, brauchen Reisezweck sowie Reiseziel bei privaten Fahrten nicht notiert werden. Bei privaten Fahrtunterbrechungen ist das Ende der Berufsfahrt mit Kilometerstand und Ortsbezeichnung zu notieren. Die jeweilige Berufsgruppe entscheidet darüber, wie genau die Angaben zum Reisezweck ausfallen müssen. Strenge Vorgaben gelten für Handwerker, die etwa den Namen des Auftraggebers sowie eine Tätigkeitsbeschreibung erfassen müssen. Bei Ärzten genügt hingegen angesichts ihres Berufsgeheimnisses der Zweck “Patientenbesuch”. Werden regelmäßig dieselben Kunden aufgesucht, erlaubt das Finanzministerium auch die bloße Angabe der Kundennummer, sofern eine eindeutige Identifizierung möglich ist und neben dem Fahrtenbuch auch ein Kundenverzeichnis eingereicht wird. Weitere nützliche Informationen können der Verwaltungsanweisung des Bundesministers der Finanzen vom 21.01.2010 entnommen werden.

Nicht jedes Fahrtenbuch wird anerkannt

Damit gerade ein elektronisches Fahrtenbuch einer Betriebsprüfung standhält, muss es hohe Anforderungen erfüllen. Von der Finanzverwaltung wird dieses nur dann anerkannt, wenn sich hieraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Die Funktionsweise des genutzten Programms muss technisch gewährleisten können, dass nachträgliche Veränderungen ausgeschlossen bleiben. Eine Ausnahme hiervon kann nur dann gelten, wenn die Veränderungen ausführlich in der Datei dokumentiert und offen gelegt werden. Damit wird deutlich – wie der Bundesfinanzhof mir Urteil vom 16.11.2005 (Az.: VI R 64/04) bekannt gab – dass ein in Excel geführtes Fahrtenbuch diesen Maßstäben nicht genügt. Grundsätzlich unbedenklich sind hingegen Ermittlungen von Fahrtstrecken via GPS und etwaige hierdurch entstehende Abweichungen vom Tachostand. Die Finanzverwaltung schätzt eine derartige Lösung bereits aufgrund der mangelnden Manipulationsmöglichkeiten. Praktisch ist sie auch deshalb, weil neben den Kilometerangaben gleichzeitig Straßenname, Zielort und Startadresse hinterlegt werden. Demzufolge kommen etwa auch ausgeklügelte GPS Systeme der Bornemann AG in Frage.

Zeitnahe Erfassung nachträglicher Änderungen

Ausnahmsweise lässt die Finanzverwaltung auch nachträgliche elektronische Ergänzungen zu – solange diese innerhalb von sieben Tagen erfolgen. In diesem Zeitraum kann der Fahrer in einem Webportal den dienstlichen Fahrtanlass einer abgeschlossenen Reise dokumentieren. Diese Dokumentationspflicht sieht vor, dass neben der veranlassenden Person auch der Zeitpunkt vermerkt wird, in dem die nachträgliche Änderung erfolgte. Werden elektronische Aufzeichnungen ausgedruckt, muss das Programm technisch gewährleisten können, dass etwaige Veränderungen der aufgezeichneten Angaben nicht möglich sind – oder zumindest im System dokumentiert werden. Im Falle einer solchen Dokumentation ist die Änderungshistorie mit Änderungsdatum/-daten festzuhalten, wobei der ursprüngliche Inhalt weiter lesbar bleiben muss. Die nachträgliche Unveränderlichkeit gilt im Übrigen auch für die Änderungshistorie selbst. Ansonsten müssen die Aufzeichnungen fortlaufend geführt werden, das heißt regelmäßig unmittelbar vor Beginn und Ende einer jeden Fahrt.

Finanzverwaltung nimmt keine Softwarelösungen ab

Ein Zertifizierungsverfahren für die Anerkennung eines elektronischen Fahrtenbuch-Programms gibt es nicht. Aus diesem Grund bleibt die Ordnungsmäßigkeit eines elektronischen Fahrtenbuchs stets einer Einzelfallprüfung vorbehalten.